Client Onboarding Portal

Cuando una editorial independiente recibe un encargo, el primer paso suele ser el más frágil: reunir referencias, definir alcances y alinear expectativas sin que el proyecto se diluya en conversaciones sueltas. Para nuestro estudio, ese momento se convirtió en un problema concreto cuando empezamos a coordinar ediciones limitadas con bibliotecas y coleccionistas de otras provincias.

El portal de incorporación de clientes nació como una respuesta a esa dispersión. En lugar de depender de cadenas de correos y archivos sueltos, diseñamos un flujo que ordena la información desde el primer contacto: qué piezas se van a producir, con qué técnicas, en qué plazos y bajo qué condiciones de entrega. No es una plataforma compleja, sino una hoja de ruta clara que evita malentendidos antes de que aparezcan.

La implementación se hizo en etapas. Primero relevamos los puntos donde solíamos perder tiempo: la definición de la tirada, la elección del papel y la confirmación de los costos de envío. Después armamos una plantilla que el cliente completa con sus datos y preferencias, y que nosotros revisamos antes de comenzar cualquier trabajo de ilustración o impresión. El sistema no reemplaza la conversación directa, pero le da estructura.

• Formulario inicial con datos del proyecto, técnicas de impresión y formato deseado.
• Checklist de materiales: papel, tintas, tipo de encuadernación y acabados.
• Calendario tentativo con hitos de revisión y entrega final.
• Registro de acuerdos y condiciones para evitar re-trabajos.

El resultado fue una reducción notable en los idas y vueltas. Los clientes llegan al taller con una idea más precisa de lo que quieren, y nosotros podemos dedicar más tiempo al trabajo de grabado y acuarela que a ordenar información. Para una editorial que vive del detalle, ese orden inicial se nota en cada página impresa.